郵件合并的步驟
關(guān)注:98 發(fā)布時(shí)間:2021-10-25 15:49:06
你還在用郵件給面試官發(fā)面試通知嗎?
你還在一條一條的輸入數(shù)據(jù)做員工工資條嗎?
你還在用復(fù)制粘貼的方式制作員工身份證嗎?
對(duì)于這些重復(fù)性的任務(wù),為什么不用簡(jiǎn)單快捷的方法批量完成呢?
我們來(lái)分享一個(gè)批量生成文檔的功能,就是word的郵件合并功能。當(dāng)我們?cè)谥谱髦饕獌?nèi)容相同但具體數(shù)據(jù)不同的文檔時(shí),可以靈活使用郵件合并功能,快速批量生成各種文檔,不僅可以以郵件的形式批量發(fā)送,還可以批量打印,非??旖莘奖恪?/p>
1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
郵件合并前,需要預(yù)先設(shè)置或指定收件人信息。如果沒有現(xiàn)成的收件人列表信息,用戶需要手動(dòng)創(chuàng)建。例如,在“面試通知”文檔中輸入收件人列表,并將其保存為“面試官信息”的列表文件。具體操作步驟如下。
步驟01打開[新地址列表]對(duì)話框。打開“面試通知”。docx "文檔,選擇[郵件]選項(xiàng)卡,[選擇收件人]下拉按鈕,從彈出的下拉列表中選擇[鍵入新列表]命令。
步驟02單擊[自定義列]按鈕。在打開的新建地址列表對(duì)話框中自定義列。
步驟03重命名字段。打開自定義地址列表對(duì)話框,選擇地址字段,重命名,輸入作業(yè)名稱,確定。
將字段上移。返回[自定義地址列表]對(duì)話框,選擇[名稱]字段,[上移]按鈕。
刪除字段。a .選擇要?jiǎng)h除的字段,例如在此選擇姓氏字段,【刪除】,在彈出的提示框中【是】。
刪除其他字段。同樣刪除其他字段,【確定】,如下圖。
確定新的地址列表。返回[新建通訊錄]對(duì)話框,輸入收件人信息(按[表格]快速新建條目),[確定]。
保存地址簿。打開【保存通訊錄】對(duì)話框,選擇保存位置,在【文件名】文本框中輸入保存名稱,【保存】按鈕。
2.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源
在郵件合并中,用戶可以直接調(diào)用預(yù)先準(zhǔn)備好的聯(lián)系人列表,從而實(shí)現(xiàn)批量郵件合并的目的。
接下來(lái),準(zhǔn)備收件人信息(包含在"。txt "文件)作為合并數(shù)據(jù)導(dǎo)入面試通知。具體操作步驟如下。
步驟01選擇一個(gè)現(xiàn)有的郵件合并列表。在“面試通知。docx "文檔,[開始郵件合并]組中的[選擇收件人]下拉按鈕,從彈出的下拉列表中選擇[使用現(xiàn)有列表]命令。
步驟02選擇數(shù)據(jù)源。打開【選擇數(shù)據(jù)源】對(duì)話框,選擇保存聯(lián)系人列表文件的位置,選擇保存聯(lián)系人列表數(shù)據(jù)的文件,在此選擇【收件人信息】選項(xiàng),【打開】按鈕。
技術(shù)看板
作為郵件合并的外部數(shù)據(jù),有三種文件類型:txt文件、excel文件和access文件。用戶手動(dòng)創(chuàng)建的收件人信息在保存時(shí)將自動(dòng)保存為訪問文件。
步驟03確定文件信息。打開【文件轉(zhuǎn)換-收件人信息】對(duì)話框,直接【確定】,如下圖。
3.插入合并字段
將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到文檔中只是將相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)備到位,仍然需要用戶手動(dòng)將相應(yīng)的字段數(shù)據(jù)插入到相應(yīng)的位置
,即插入合并字段。具體操作步驟如下。
步驟01插入名稱字段?!懊嬖囃ㄖ?。docx "文檔,在需要插入名稱的位置找到文本插入點(diǎn),[寫入并插入字段]組中[插入合并字段]按鈕右側(cè)的下拉按鈕
從下拉列表中選擇名稱。
步驟02插入申請(qǐng)職位字段。將文本插入點(diǎn)放在需要插入職務(wù)申請(qǐng)的位置。在“寫入和插入字段”組中,單擊“插入合并字段”右側(cè)的下拉按鈕,從彈出的下拉列表中選擇“職務(wù)申請(qǐng)”選項(xiàng)。
編輯單個(gè)文檔。插入合并域后,可以生成合并文檔。單擊“完成”組中的“完成并合并”,從彈出的下拉列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”。
合并所有記錄。打開“合并到新文檔”對(duì)話框,選擇“全部”單選按鈕,單擊“確定”。
步驟05檢查文檔合并效果。word將創(chuàng)建一個(gè)新文檔來(lái)顯示合并的記錄,這些記錄分別占據(jù)一頁(yè)。如下圖所示,第1頁(yè)的合并記錄顯示了其中一名候選人的面試通知。
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