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郵件合并的步驟

關注：98 發布時間：2021-10-25 15:49:06

你還在用郵件給面試官發面試通知嗎？

你還在一條一條的輸入數據做員工工資條嗎？

你還在用復制粘貼的方式制作員工身份證嗎？

對于這些重復性的任務，為什么不用簡單快捷的方法批量完成呢？

我們來分享一個批量生成文檔的功能，就是word的郵件合并功能。當我們在制作主要內容相同但具體數據不同的文檔時，可以靈活使用郵件合并功能，快速批量生成各種文檔，不僅可以以郵件的形式批量發送，還可以批量打印，非常快捷方便。

1.創建數據源

郵件合并前，需要預先設置或指定收件人信息。如果沒有現成的收件人列表信息，用戶需要手動創建。例如，在“面試通知”文檔中輸入收件人列表，并將其保存為“面試官信息”的列表文件。具體操作步驟如下。

步驟01打開[新地址列表]對話框。打開“面試通知”。docx "文檔，選擇[郵件]選項卡，[選擇收件人]下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇[鍵入新列表]命令。

步驟02單擊[自定義列]按鈕。在打開的新建地址列表對話框中自定義列。

步驟03重命名字段。打開自定義地址列表對話框，選擇地址字段，重命名，輸入作業名稱，確定。

將字段上移。返回[自定義地址列表]對話框，選擇[名稱]字段，[上移]按鈕。

刪除字段。a .選擇要刪除的字段，例如在此選擇姓氏字段，【刪除】，在彈出的提示框中【是】。

刪除其他字段。同樣刪除其他字段，【確定】，如下圖。

確定新的地址列表。返回[新建通訊錄]對話框，輸入收件人信息(按[表格]快速新建條目)，[確定]。

保存地址簿。打開【保存通訊錄】對話框，選擇保存位置，在【文件名】文本框中輸入保存名稱，【保存】按鈕。

2.關聯數據源

在郵件合并中，用戶可以直接調用預先準備好的聯系人列表，從而實現批量郵件合并的目的。

接下來，準備收件人信息(包含在"。txt "文件)作為合并數據導入面試通知。具體操作步驟如下。

步驟01選擇一個現有的郵件合并列表。在“面試通知。docx "文檔，[開始郵件合并]組中的[選擇收件人]下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇[使用現有列表]命令。

步驟02選擇數據源。打開【選擇數據源】對話框，選擇保存聯系人列表文件的位置，選擇保存聯系人列表數據的文件，在此選擇【收件人信息】選項，【打開】按鈕。

技術看板

作為郵件合并的外部數據，有三種文件類型：txt文件、excel文件和access文件。用戶手動創建的收件人信息在保存時將自動保存為訪問文件。

步驟03確定文件信息。打開【文件轉換-收件人信息】對話框，直接【確定】，如下圖。

3.插入合并字段

將數據導入到文檔中只是將相應的數據信息準備到位，仍然需要用戶手動將相應的字段數據插入到相應的位置

，即插入合并字段。具體操作步驟如下。

步驟01插入名稱字段。“面試通知里。docx "文檔，在需要插入名稱的位置找到文本插入點，[寫入并插入字段]組中[插入合并字段]按鈕右側的下拉按鈕

從下拉列表中選擇名稱。

步驟02插入申請職位字段。將文本插入點放在需要插入職務申請的位置。在“寫入和插入字段”組中，單擊“插入合并字段”右側的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“職務申請”選項。

編輯單個文檔。插入合并域后，可以生成合并文檔。單擊“完成”組中的“完成并合并”，從彈出的下拉列表中選擇“編輯單個文檔”。

合并所有記錄。打開“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確定”。

步驟05檢查文檔合并效果。word將創建一個新文檔來顯示合并的記錄，這些記錄分別占據一頁。如下圖所示，第1頁的合并記錄顯示了其中一名候選人的面試通知。

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